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Entre as despesas que frequentemente passam despercebidas, mas que impactam diretamente o orçamento, estão as de chamadas telefônicas e consumo de dados corporativos.

Com o crescimento do trabalho híbrido e a digitalização dos processos, o uso de planos móveis e de internet aumentou de forma expressiva. Contudo, sem o devido controle, esse aumento pode gerar desperdícios significativos, resultando em contas infladas e investimentos mal direcionados.

A boa notícia é que há uma série de práticas e tecnologias capazes de otimizar o uso de chamadas e dados nas empresas, mantendo a comunicação eficiente e, ao mesmo tempo, reduzindo custos. A seguir, você verá como identificar gargalos, adotar boas práticas e aplicar estratégias inteligentes para cortar gastos sem perder qualidade.

1. Faça um diagnóstico detalhado do uso atual

Antes de aplicar qualquer medida de otimização, é fundamental entender como a empresa utiliza seus recursos de telecomunicação. Isso significa mapear:

• Quais setores consomem mais chamadas e dados.

• Quais linhas, dispositivos e planos estão em uso.

• Se há redundância de serviços ou planos subutilizados.

• Se existem cobranças indevidas ou contratuais que podem ser renegociadas.

Ferramentas de gestão de telecom (chamadas de TEM — Telecom Expense Management) podem automatizar esse processo, fornecendo relatórios completos sobre uso e custos. Esse diagnóstico inicial é a base para qualquer estratégia eficaz de economia.

2. Centralize a gestão de telefonia e dados

Um erro comum nas empresas é deixar cada departamento contratar ou gerenciar seus próprios planos de telefonia e dados. Isso resulta em fragmentação, desperdício e falta de controle.

Centralizar a gestão permite:

• Negociar melhores tarifas com as operadoras, ao concentrar o volume de consumo.

• Padronizar planos e contratos, evitando disparidades entre áreas.

• Monitorar o uso em tempo real, facilitando a detecção de abusos ou falhas.

Empresas que centralizam a administração de telecom costumam reduzir até 30% dos custos mensais, apenas com ajustes contratuais e controle de uso.

3. Adote planos corporativos inteligentes

Um dos segredos para cortar desperdícios é pagar apenas pelo que realmente se usa. Muitas empresas ainda mantêm planos de telefonia e dados desatualizados, baseados em estimativas antigas de consumo.

Hoje, operadoras oferecem planos corporativos personalizados, com possibilidade de compartilhamento de franquias entre linhas, controle de limites e dashboards de uso.

Por exemplo: se uma área utiliza menos dados e outra ultrapassa constantemente o limite, é possível equilibrar o consumo entre os setores — sem necessidade de contratar novos pacotes.

Além disso, é importante avaliar periodicamente o plano contratado, pois as necessidades da empresa mudam com o tempo. Um plano ideal há dois anos pode estar caro ou insuficiente hoje.

4. Use tecnologia VoIP e softphones

Uma das formas mais eficazes de otimizar chamadas é adotar telefonia VoIP (Voice over IP) ou softphones — aplicativos que permitem realizar ligações pela internet, em vez da rede tradicional.

Essas soluções reduzem drasticamente o custo por ligação, especialmente em chamadas interurbanas ou internacionais. Além disso, oferecem benefícios como:

• Integração com CRMs e plataformas de atendimento.

• Chamadas entre ramais gratuitas, mesmo em diferentes filiais.

• Relatórios detalhados de uso e gravação de chamadas.

• Mobilidade: o colaborador pode usar o ramal da empresa no celular ou notebook.

Ao migrar para VoIP, muitas organizações registram redução de até 70% nos gastos com telefonia — sem comprometer a qualidade do áudio.

5. Implante políticas de uso consciente

A tecnologia, por si só, não resolve o problema se os usuários não tiverem consciência sobre o uso responsável dos recursos. Por isso, é essencial estabelecer políticas claras de telecomunicação, que incluam:

• Limites de dados móveis por colaborador.

• Regras para chamadas pessoais em linhas corporativas.

• Bloqueio de aplicativos de streaming e entretenimento em conexões corporativas.

• Prioridade de canais digitais (como mensagens corporativas) para comunicação interna.

Essas políticas devem ser acompanhadas de campanhas de conscientização e comunicadas de forma simples e transparente, mostrando como o uso racional beneficia toda a empresa.

6. Invista em ferramentas de monitoramento e controle

Monitorar o consumo de chamadas e dados em tempo real é essencial para detectar anomalias, fraudes ou desperdícios. Hoje, existem soluções completas que permitem acompanhar:

• Duração e origem das ligações.

• Volume de dados trafegados por dispositivo.

• Aplicativos que mais consomem banda.

• Alertas automáticos quando o uso ultrapassa limites definidos.

Além disso, essas ferramentas geram relatórios analíticos que ajudam a identificar padrões de uso e oportunidades de otimização.

Com base nesses dados, gestores podem ajustar planos, renegociar contratos e readequar políticas internas — sempre com base em fatos concretos.

7. Priorize a conectividade Wi-Fi

Outro passo simples, mas eficaz, é incentivar o uso do Wi-Fi corporativo em vez da rede móvel. Em escritórios, lojas e até áreas externas com cobertura, é possível configurar conexões seguras para reduzir o consumo de dados móveis.

Da mesma forma, colaboradores em regime de home office devem ser orientados a utilizar redes domésticas protegidas, evitando o uso do pacote de dados da empresa.

Além de reduzir custos, o Wi-Fi permite maior estabilidade de conexão e segurança, desde que seja configurado com autenticação e criptografia adequadas.

8. Automatize processos e relatórios

Automatizar relatórios e auditorias de telecomunicação é uma forma de evitar erros manuais e garantir decisões mais rápidas. Plataformas de gestão automatizada de telecom podem emitir alertas quando:

• Um colaborador ultrapassa o consumo médio.

• Uma linha apresenta cobranças fora do padrão.

• Um pacote de dados está sendo subutilizado.

A automação elimina o retrabalho, reduz o tempo de análise e assegura que nenhum detalhe passe despercebido.

9. Treine as equipes de TI e de compras

Muitas vezes, o desperdício vem de falta de conhecimento técnico ou negociação inadequada. Por isso, é essencial capacitar as equipes responsáveis pela gestão de telecomunicação.

Os profissionais de TI devem entender como funcionam os serviços contratados, quais métricas monitorar e como reagir a desvios. Já a equipe de compras precisa saber negociar contratos com operadoras, buscando cláusulas de flexibilidade, redução de multa e revisão periódica de valores.

Essa capacitação garante uma gestão mais estratégica e evita decisões baseadas apenas em custo inicial — que podem gerar prejuízos a longo prazo.

10. Reavalie periodicamente sua infraestrutura de comunicação

O mercado de telecom está em constante evolução. Novas tecnologias e planos mais econômicos surgem com frequência, e manter-se atualizado é fundamental para não desperdiçar recursos.

Empresas que revisam seus contratos e infraestrutura a cada 6 ou 12 meses tendem a manter os custos sob controle e aproveitar oportunidades de inovação, como migração para soluções em nuvem e comunicação unificada (UCaaS).

Essa revisão deve incluir não só telefonia e dados móveis, mas também internet fixa, videoconferência e ferramentas de colaboração — todos conectados direta ou indiretamente ao consumo de banda e chamadas.

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