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Ser produtivo não quer dizer fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo. Essa é inclusive uma atitude que pode impulsionar a queda da produtividade. Para aumentar as suas entregas e seus resultados você precisa de muito mais do que saber quais atividades precisam ser entregues naquela semana, por isso reunimos aqui algumas dicas para você melhorar o seu desempenho na sua rotina de trabalho.

Antes de começar, planeje-se.

Parece algo batido, mas é de extrema importância que o máximo de coisas possíveis estejam alinhadas para que você consiga atingir o resultado que deseja. Para traçar o seu planejamento esteja ciente de que está com os pés no chão, ou seja, não trace uma meta inalcançável. Pode ser que ao longo do caminho você gaste muita energia em algo que você desde o início sabia que não iria acontecer.

Com os pés no chão você deve adotar a rotina de listar todas as tarefas que devem ser feitas, incluindo as sub-tarefas, ou seja, tudo aquilo que precisa ser entregue para a tarefa principal ser finalizada. Após listar tudo, organize-as por categoria. Ficará mais fácil fazer tudo de um assunto quando as atividades estiverem agrupadas, porque dessa forma sua determinação de finalizar aquela tarefa aumentará.

Dentro do seu planejamento deve existir uma lista de prioridades. Tenha o hábito de fazer uma revisão diária nas suas tarefas do dia seguinte. Pessoas com Produtividade Nível A utilizam desse costume para estar ciente de como será o próximo dia e quais as ações deve tomar para que consiga atingir tudo que está planejado.

Princípio de Pareto

Uma das regras de ouro dos negócios se aplicam a realização de tarefas cotidianas. A regra do 80/20, ou Princípio de Pareto, defende que de 100% das atividades que realizamos, 20% são responsáveis pelos 80% dos resultados, ou seja, a maioria dos nossos resultados são frutos da minoria das nossas tarefas. Isso significa que é de extrema importância que consigamos identificar quais são as tarefas 20%, aquelas que nos levarão até o resultado de destaque, que coincide e está de acordo com as metas inicialmente traçadas por e para você.

Tenha controle do seu trabalho

Com o seu planejamento pronto e rotineiramente revisado, você precisa ter controle de tudo que está para acontecer. Saiba determinar a hora de trabalhar e a hora de descansar. Além disso, saiba impor prazos alcançáveis para os seus objetivos. Sem saber onde e quando você deseja chegar em algum lugar, qualquer ritmo e qualquer caminho que você andar será algo aceitável. Por isso, tenha em mente que você precisa estabelecer e cumprir esses prazos.

Existem métodos que ajudam a encarar essa rotina de disciplina como um desafio. A técnica dos dois minutos, por exemplo, te indica a fazer imediatamente tudo que demora menos de dois minutos para ser feito. Então se você olhou na sua lista e tem algo que pode ser feito nesse tempo, coloque no topo da lista para que seja feito e riscado das tarefas pendentes.

Seguindo na mesma linha dos minutos, um modo de desafiar-se a manter o foco quando está sentindo dificuldade em fazê-lo é determinar para si mesmo que ficará cinco minutos totalmente focado na tarefa que está tentando finalizar. Respire fundo e concentre-se.

Para isso você pode adotar a prática que achar mais fácil, seja rabiscar em uma folha de ofício tudo que você precisa fazer ainda sobre aquela tarefa, ou tudo que está pendente sobre ela, buscar mais informações, entre outras coisas. Deixando o universo mais claro na mente você conseguirá resolver o problema, já que muitas vezes o foco na tarefa se perde por não saber onde está o bloqueio mental.

Já o Método do Pomodoro, por exemplo, ajuda a manter o foco nas tarefas ao mesmo passo que te incentiva a descansar. Para adotar essa prática você vai precisar da sua lista de tarefas e prioridades. Com a lista em mãos você vai cronometrar 25 minutos de foco completo na atividade que estiver fazendo.

Após os 25 minutos, faça uma pausa de 3 a 5 minutos. Dê uma volta pelo ambiente e retorne ao posto para mais 25 minutos de trabalho. Após 4 “Pomodoros” seguidos você pode fazer uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. Se algo fizer você pausar o foco de 25 minutos, você deverá recomeçar a contagem do zero. E não vale roubar! Lembre-se que se estiver trapaceando é você quem vai ser prejudicado.

Alguns sites que ajudam a adotar o Método do Pomodoro: TomatoTimer, Pomodoro-Tracker, TomatoiD

A tecnologia é sua amiga: utilize a seu favor

Assim como para a prática do Pomodoro existem ferramentas online para auxiliar a sua disciplina, outros sites também devem ser seus companheiros para controle dos afazeres. Para isso, você tem um leque de opções, desde as mais simples até as mais completas, passando pelas pagas e pelas livres.

Veja algumas plataformas que podem auxiliar no seu gerenciamento de tarefas:

Trello: Intuitivo e de fácil navegabilidade e utiliza o modelo Kaban de organização para listar as tarefas. Por ser dinâmico, traz a facilidade de arrastar os quadros de tarefas rapidamente. Você também pode adicionar membros e atribuir tarefas a eles.

Asana: um dos mais completos em quesito gerenciador de tarefas, permite conversas por chat colaborativo, calendário com visão geral dos membros e suas funções, lista de atividades e fórum de discussão. Permite a criação de subtarefas dentro de cada tarefa criada, o que facilita a visão do andamento dos projetos.

Quire: igualmente fácil e intuitivo, agrupa as atividades por tags e não por projetos, mas essa versatilidade é indicada para quem quer ter uma visão geral de todas as subtarefas que devem ser feitas: nessa plataforma indica-se listar tudo que deve ser feito, e não apenas o produto final.

Mas não basta apenas contar com a ajuda de plataformas de organização e gerencialmente se não for para utilizá-la para o bem. Por isso, tenha-as como um impulso que irá te auxiliar a concluir o que deseja. Disciplina sempre. Inclua nessas tarefas uma atividade que não pode ficar perdida: continuar estudando e aprimorando os conhecimentos. Esse é um dos principais pontos para que a sua produtividade esteja em alta.

Construa uma rotina saudável

Ninguém vive só de trabalho, por isso, habitue-se a escutar suas músicas preferidas e fazer atividade física regularmente. Ter um tempo só para você é essencial para que a rotina fique mais leve e as obrigações mais prazerosas.

Além disso, adote o hábito de beber água. “Ué, mas beber água eu já bebo”, será? Pense na quantidade de água que você ingere por dia durante o horário de trabalho e veja se não pode aumentar um pouco. Pessoas com Produtividade Nível A bebem água regularmente e se destacam. Isso porque cerca de 77% do nosso cérebro é feito de água e precisa permanecer hidratado (pode mudar de pessoa para pessoa), sendo assim, entende-se que o funcionamento geral é melhor quando estamos nivelados.

Conclusão

Recapitulando, então, tenha sempre em mente que você deve fazer uma coisa de cada vez. Não tente abraçar o mundo e nem dar um passo maior do que a perna alcança: com disciplina, consciência e clareza você conseguirá realizar todas as atividades planejadas e entregar resultados muito mais efetivos e significativos no fim de cada projeto.

Não existe mágica e nem fórmula perfeita para conquistar o sucesso, mas sem dúvida essas dicas vão te ajudar chegar mais perto de uma rotina prazerosa e de destaque. Passe esse conhecimento para frente para que outras pessoas tenham acesso às dicas que vão ajudar no seu sucesso pessoal e profissional.

Fonte: Guiando

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